Avocats - Conformité d'entreprise

Déclaration de mise à jour annuelle, livre des minutes, Loi 25, Charte de la langue française, permis : exploiter une entreprise au Québec vient avec une série d'obligations qu'on remet facilement à plus tard. Un avocat en conformité d'entreprise peut vous dire lesquelles s'appliquent à votre entreprise, mettre en place des façons de faire simples et corriger les lacunes avant qu'elles coûtent cher. Sur cette page, vous pouvez comparer des avocats qui font de la conformité d'entreprise, voir leurs tarifs et leurs disponibilités, et réserver une consultation en ligne.

La conformité fait partie du droit des affaires. Pour les litiges entre associés, les contrats et les autres questions d'entreprise, consultez notre page sur les avocats en droit des affaires et des sociétés.

Le rôle d'un avocat en conformité d'entreprise

La conformité, c'est d'abord de la prévention. Selon votre situation, un avocat peut :

• Faire le point : un bilan de vos déclarations, de vos registres et de vos politiques pour repérer ce qui manque ou n'est plus à jour.
• Tenir vos registres : livre des minutes, registres des actionnaires et des administrateurs, résolutions annuelles et assemblées.
• Produire vos déclarations : déclaration de mise à jour annuelle et modifications de vos informations au registre.
• Encadrer la vie privée et la langue : politiques, gestion du consentement et exigences liées au français.
• Conseiller les administrateurs : sur leurs devoirs, leur responsabilité personnelle et la façon de documenter leurs décisions.

La déclaration de mise à jour annuelle

La plupart des entreprises qui exercent des activités au Québec sont immatriculées au Registraire des entreprises. Chaque année, elles doivent produire une déclaration de mise à jour annuelle pour confirmer ou corriger leurs informations : adresse, administrateurs, principales activités. Certains changements doivent aussi être déclarés en cours d'année. Une déclaration oubliée peut entraîner des pénalités et, si la situation perdure, la radiation de l'entreprise. Une société constituée au fédéral qui exerce ses activités au Québec a ces obligations en plus de ses déclarations fédérales.

Livre des minutes, résolutions et assemblées annuelles

Une société par actions doit tenir ses documents : statuts, règlements, registres des actionnaires et des administrateurs, procès-verbaux et résolutions du conseil et des actionnaires. Chaque année, les actionnaires approuvent généralement les états financiers, élisent les administrateurs et nomment un vérificateur ou renoncent à la vérification, en assemblée ou par résolution écrite. Un livre des minutes à jour devient essentiel au mauvais moment si on l'a négligé : vente de l'entreprise, arrivée d'un investisseur, financement bancaire ou conflit entre actionnaires.

Bénéficiaires ultimes et transparence

Le Québec et le fédéral exigent maintenant de plusieurs sociétés qu'elles identifient les personnes physiques qui, au bout du compte, les possèdent ou les contrôlent. Les sociétés fédérales tiennent un registre des particuliers ayant un contrôle important et le transmettent à Corporations Canada, et le Registraire des entreprises demande aux entreprises québécoises de déclarer leurs bénéficiaires ultimes. Qui doit être déclaré, et ce qui devient public, dépend de votre structure : une vérification par un avocat évite les erreurs.

Protection des renseignements personnels : la Loi 25

La loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modernisée par la Loi 25, s'applique aux entreprises de toutes tailles. De façon générale, l'entreprise doit avoir un responsable de la protection des renseignements personnels (par défaut, la personne ayant la plus haute autorité, qui peut déléguer ce rôle par écrit) et publier ses coordonnées, adopter des politiques, obtenir un consentement valable et tenir un registre des incidents de confidentialité, en signalant ceux qui présentent un risque sérieux. La Commission d'accès à l'information veille à l'application de ces règles et publie des guides pour les entreprises.

La Charte de la langue française et la loi 96

La Charte de la langue française, renforcée par la loi 96, touche plusieurs aspects de l'entreprise : contrats, factures, affichage, information sur les produits, site Web et milieu de travail. Les travailleurs ont en principe le droit d'exercer leurs activités en français, et les entreprises d'une certaine taille ont des obligations de francisation. L'Office québécois de la langue française applique ces règles et accompagne les entreprises dans leur démarche.

Permis et licences sectoriels

Plusieurs activités exigent un permis ou une licence d'un organisme de réglementation, notamment en construction, en alimentation, en services financiers, en transport ou en vente aux consommateurs. Un avocat peut déterminer les permis nécessaires, vous aider avec les demandes et les renouvellements, et vous conseiller si un organisme vous inspecte ou ouvre une enquête.

Devoirs et responsabilité des administrateurs

Les administrateurs et dirigeants doivent agir avec prudence et diligence, ainsi qu'avec honnêteté et loyauté dans l'intérêt de la société. Dans certaines situations, la loi les rend personnellement responsables de certaines dettes de l'entreprise, comme des salaires impayés ou des remises fiscales, même si la société est une personne morale distincte. Une conformité rigoureuse, des décisions bien documentées et une assurance adaptée sont leurs meilleures protections. Un avocat peut vous expliquer ce qui s'applique à votre rôle, surtout si l'entreprise traverse une période difficile.

Quand consulter un avocat

• Votre livre des minutes n'a pas été mis à jour depuis longtemps, ou vous ne savez pas où il est.
• Vous préparez une vente, un financement, un emprunt ou l'arrivée d'un nouvel actionnaire.
• Vous recueillez des renseignements personnels de clients ou d'employés sans politique de confidentialité.
• Vous avez reçu un avis du Registraire des entreprises, de la Commission d'accès à l'information ou d'un autre organisme.
• On vous propose un poste d'administrateur, ou vous siégez au conseil d'une entreprise en difficulté.

Préparer votre consultation

• Le nom de l'entreprise, son numéro d'entreprise du Québec (NEQ) et, si elle est fédérale, son numéro de société.
• Le livre des minutes, ou les documents corporatifs que vous avez.
• Vos dernières déclarations et les avis reçus d'organismes publics.
• Vos politiques actuelles (vie privée, langue, emploi) et la liste de vos permis.
• Vos questions et ce qui vous inquiète le plus.

Comparer et réserver sur JustiConnect

Parcourez les avocats ci-dessous, filtrez selon l'emplacement, les tarifs et les disponibilités, puis réservez directement. Vous pouvez aussi chercher parmi tous les avocats en conformité d'entreprise ou voir les avocats en conformité d'entreprise à Montréal. Pour bien choisir, lisez notre guide Comment choisir un avocat au Québec.

Questions fréquentes

Quels sont des exemples de manquements en conformité?

Les plus courants : une déclaration annuelle non produite, un livre des minutes désuet, des renseignements personnels recueillis sans consentement valable ou sans responsable désigné, des contrats ou un affichage non conformes à la Charte, ou une activité exercée sans le permis requis. La plupart se corrigent plus facilement quand on s'en occupe tôt.

Une petite entreprise est-elle concernée?

Oui. La déclaration annuelle, la Loi 25 et les règles sur le français s'appliquent aussi aux petites entreprises. Le travail est plus léger que pour une grande société, mais l'essentiel doit être en place.

Puis-je tenir mon livre des minutes moi-même?

C'est possible, mais bien des entreprises confient cette tâche à un avocat, qui prépare les résolutions annuelles et tient les registres à jour. Les documents sont alors fiables quand une banque, un acheteur ou un investisseur les demande.

Qui est responsable des renseignements personnels dans mon entreprise?

Par défaut, la personne ayant la plus haute autorité dans l'entreprise. Elle peut déléguer cette fonction par écrit à une autre personne, dont le titre et les coordonnées doivent être publiés.

Un avocat peut-il m'aider si un organisme me contacte?

Oui. Il peut analyser l'avis, vous aider à répondre, corriger la situation et communiquer avec l'organisme en votre nom.